Politique de confidentialité
ProDashboard, édité par FALI TECH ENGINEERING SARL
Dernière mise à jour : 9 octobre 2026
Cette politique explique comment FALI TECH ENGINEERING SARL collecte, utilise et protège les données à caractère personnel dans le cadre de ProDashboard, sa plateforme de gestion des dossiers, des documents et des workflows. Elle s'applique au site prodashboard.net et à la plateforme ProDashboard.
Elle est établie conformément au Code du numérique en République du Bénin (loi n° 2017-20 du 20 avril 2018, modifiée par la loi n° 2020-35 du 6 janvier 2021), et notamment à son Livre V relatif à la protection des données à caractère personnel.
1. Qui sommes-nous
ProDashboard est édité par FALI TECH ENGINEERING SARL, société à responsabilité limitée de droit béninois.
- Siège : Lot 236 Akpakpa Midombo, Maison IMAM Sourakatou, 01 BP 1643 Cotonou, Bénin
- RCCM : RB/COT/25 B 40907 | IFU : 3202544634214
- Téléphone : +229 01 44 91 94 54 / +229 01 20 24 02 86
- Contact données personnelles : confidentialite@prodashboard.net
Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données. Les demandes relatives aux données personnelles sont traitées directement par la direction de la société.
2. Deux situations différentes
Selon les données concernées, FALI TECH ENGINEERING SARL n'a pas le même rôle.
2.1 Nous sommes responsable du traitement
Pour les données que nous collectons pour notre propre activité : comptes utilisateurs, comptes des organisations clientes, abonnements et paiements, facturation, prospection, demandes envoyées depuis notre site, assistance, sécurité de la plateforme et messagerie personnelle. Cette politique décrit ces traitements en détail (sections 3 à 6).
La messagerie de ProDashboard est un service personnel : les conversations appartiennent aux personnes qui y participent et ne dépendent d'aucune organisation. Nous en sommes responsable du traitement.
2.2 Nous agissons pour le compte de nos clients (sous-traitant)
Lorsqu'une organisation (entreprise, administration, ONG, cabinet) utilise ProDashboard, c'est elle qui décide des données saisies dans son espace : comptes de ses agents, dossiers, documents, tâches, validations, publications internes. Cette organisation est responsable du traitement. FALI TECH ENGINEERING SARL traite ces données uniquement sur ses instructions, pour fournir le service, dans le cadre de nos conditions d'utilisation qui encadrent la confidentialité et la sécurité.
Si vous êtes agent ou usager d'une organisation qui utilise ProDashboard, adressez d'abord vos demandes (accès, rectification, suppression) à cette organisation. Si vous nous contactez directement, nous transmettrons votre demande à l'organisation concernée et l'aiderons à y répondre.
3. Les données que nous collectons
| Situation | Données concernées |
|---|---|
| Création et gestion d'un compte utilisateur | Nom, adresse email, nom d'utilisateur, photo de profil (facultative), mot de passe (conservé uniquement sous forme hachée), langue, préférences de notification, paramètres de double authentification. |
| Connexion avec un compte GitHub | Nom, adresse email et photo transmis par GitHub lorsque vous choisissez ce mode de connexion. |
| Compte d'une organisation cliente | Nom de l'organisation, description, email, téléphone, adresse, logo, membres et rôles. |
| Abonnement et paiement | Formule souscrite, montants, statut des paiements, numéro de téléphone Mobile Money utilisé pour payer, références de transaction ou de virement. |
| Facturation | Raison sociale, IFU ou RCCM de l'organisation, contact de facturation, adresse, montants et paiements. |
| Demande de contact ou de démonstration | Nom, organisation, email, téléphone, contenu du message. |
| Prospection et suivi commercial | Nom, fonction, organisation, coordonnées professionnelles, historique des échanges. |
| Assistance | Nom, email, organisation, description du problème, pièces jointes et captures d'écran que vous nous transmettez. |
| Messagerie | Messages, fichiers échangés, réactions, dates de lecture, participants des conversations. |
| Blocages et signalements | Personnes que vous avez bloquées ; pour un signalement : motif, précisions, auteur du signalement, personne signalée et copie du message signalé. |
| Utilisation de la plateforme (sécurité) | Adresse IP, navigateur et appareil utilisés (liste de vos sessions actives), date et heure de connexion, journal des actions effectuées sur les dossiers. |
| Navigation sur le site | Cookies et identifiants techniques, pages consultées (voir section 10). |
Nous ne collectons volontairement aucune donnée sensible (origine, opinions politiques, convictions religieuses, santé, etc.) pour nos propres besoins. Les données saisies par nos clients dans leur espace relèvent de leur responsabilité (section 2.2).
4. Pourquoi nous utilisons ces données
| Finalité | Fondement |
|---|---|
| Fournir ProDashboard, gérer les comptes, les abonnements et les licences | Exécution du contrat |
| Permettre les échanges dans la messagerie | Exécution du contrat (conditions d'utilisation) |
| Traiter les signalements d'abus et appliquer les blocages | Exécution du contrat et intérêt légitime à protéger les utilisateurs |
| Facturer et tenir notre comptabilité | Obligation légale (droit comptable OHADA, fiscalité) |
| Répondre à une demande de contact ou de démonstration | Votre demande (mesures précontractuelles) |
| Vous envoyer des informations commerciales par email ou message | Votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment |
| Assurer l'assistance technique | Exécution du contrat |
| Sécuriser la plateforme, détecter les accès anormaux, résoudre les incidents | Obligation de sécurité et exécution du contrat |
| Mesurer l'audience du site | Votre consentement (bannière cookies) |
Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas à d'autres fins que celles indiquées ici.
5. Qui a accès à vos données
Les données sont accessibles uniquement aux personnes de FALI TECH ENGINEERING SARL qui en ont besoin pour leur mission (direction, commercial, support technique), dans la limite de leurs fonctions. Elles peuvent aussi être traitées par nos prestataires techniques, qui agissent sur nos instructions :
- Hébergement de l'application et de la base de données : serveur privé virtuel loué auprès d'un hébergeur situé en Europe
- Stockage des fichiers : Cloudflare (service R2)
- Messagerie professionnelle et envoi des emails de notification : Zoho Mail
- Paiements : opérateurs Mobile Money (MTN MoMo, Moov Money, Celtiis Cash) et votre banque pour les virements, qui reçoivent les informations nécessaires au paiement
- Connexion avec GitHub : GitHub, uniquement si vous choisissez ce mode de connexion
- Mesure d'audience : Google Analytics (Google), uniquement si vous l'acceptez dans la bannière cookies
Au sein d'une organisation cliente, les données de l'espace sont visibles par ses membres selon les rôles et les droits définis par l'organisation. Dans la messagerie, les messages et fichiers sont visibles par les participants de la conversation.
Nous pouvons enfin communiquer des données aux autorités lorsque la loi l'exige (réquisition judiciaire, administration fiscale).
6. Combien de temps nous les conservons
| Données | Durée de conservation |
|---|---|
| Compte utilisateur | Jusqu'à sa suppression. Vous pouvez supprimer votre compte depuis votre profil ; il est alors effacé immédiatement (voir section 9). |
| Compte client et relation contractuelle | Durée du contrat, puis 3 ans à des fins de preuve |
| Pièces comptables et factures | 10 ans (droit comptable OHADA) |
| Prospects sans suite | 3 ans après le dernier contact |
| Demandes d'assistance | Durée du contrat, puis 1 an |
| Sessions de connexion (adresse IP, navigateur) | Jusqu'à la déconnexion ou l'expiration de la session |
| Journaux techniques et de sécurité | 12 mois |
| Messages et fichiers de la messagerie | Jusqu'à leur suppression par leur auteur |
| Blocages | Jusqu'au déblocage ou à la suppression d'un des deux comptes |
| Signalements (copie du message comprise) | 1 an après leur traitement |
| Cookies de mesure d'audience | 13 mois maximum |
| Données saisies par un client dans son espace | Durée du contrat ; restitution puis suppression dans un délai de 90 jours après la fin du contrat, sauvegardes comprises |
À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou rendues anonymes. Lorsqu'un compte utilisateur est supprimé, les messages qu'il a envoyés restent visibles pour les autres participants des conversations, sans être rattachés à son nom.
7. Où sont hébergées les données
L'application et sa base de données sont hébergées sur un serveur situé en Europe, et les fichiers sont stockés par Cloudflare. Ces prestataires étant situés hors du Bénin, l'hébergement constitue un transfert de données hors du territoire national. Ces transferts sont effectués conformément au Code du numérique, vers des prestataires tenus à la confidentialité et à la sécurité des données.
Pour les organisations qui doivent conserver leurs données au Bénin, ProDashboard est également proposé en licence sur site (on-premise), installée sur les serveurs de l'organisation. Dans ce cas, les données restent chez le client et FALI TECH ENGINEERING SARL n'y accède que lors des interventions de maintenance autorisées.
8. Comment nous protégeons les données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, notamment :
- chiffrement des échanges entre votre navigateur et la plateforme (HTTPS) ;
- mots de passe stockés sous forme chiffrée irréversible (hachage) ;
- double authentification proposée à tous les utilisateurs ;
- liste des sessions actives, avec possibilité de déconnecter un appareil à distance ;
- gestion des rôles et des droits d'accès définie par chaque organisation ;
- séparation des données de chaque organisation cliente ;
- fichiers stockés de façon privée, accessibles uniquement par des liens temporaires après vérification des droits ;
- journal des actions permettant de savoir qui a fait quoi et quand ;
- limitation du nombre de tentatives pour freiner les attaques automatisées ;
- engagement de confidentialité pour toute personne intervenant sur la plateforme.
Aucun système n'est infaillible. En cas de violation de données à caractère personnel, nous la notifions sans délai à l'Autorité de Protection des Données à caractère Personnel (APDP) lorsque la loi l'exige, et nous informons les organisations clientes concernées ainsi que, si nécessaire, les personnes concernées.
9. Vos droits
Conformément au Code du numérique, vous disposez des droits suivants sur vos données :
- Information : savoir quelles données sont traitées et pourquoi ;
- Accès : obtenir une copie de vos données ;
- Rectification et mise à jour : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
- Effacement : demander la suppression de vos données, sauf obligation légale de conservation ;
- Verrouillage : demander le gel temporaire de l'utilisation de vos données ;
- Opposition : vous opposer à un traitement, et gratuitement à la prospection commerciale ;
- Retrait du consentement à tout moment, pour les traitements fondés sur celui-ci ;
- Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé.
Certains droits s'exercent directement dans ProDashboard : modifier votre profil, gérer vos préférences de notification, supprimer vos messages, supprimer votre compte depuis votre profil. Un compte qui figure dans l'historique d'un circuit de validation ne peut pas être supprimé de cette façon, car l'organisation doit pouvoir savoir qui a soumis et qui a validé ; écrivez-nous dans ce cas.
Pour exercer vos autres droits, écrivez à confidentialite@prodashboard.net ou à l'adresse postale indiquée en section 1, en précisant votre demande. Nous pourrons vous demander de justifier de votre identité. Nous répondons dans les délais prévus par la loi.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de Protection des Données à caractère Personnel (APDP) du Bénin, ou saisir les juridictions compétentes.
11. Fonctionnalités d'intelligence artificielle
ProDashboard ne prend aujourd'hui aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou significatifs à l'égard des personnes. Lorsque des fonctionnalités d'assistance par intelligence artificielle seront proposées, elles resteront des aides à la décision : la décision finale appartiendra toujours à un utilisateur humain. Cette politique sera mise à jour avant leur mise en service pour préciser les données concernées et les prestataires utilisés.
12. Mineurs
ProDashboard est un service professionnel destiné aux organisations. Il n'est pas conçu pour être utilisé par des mineurs, et nous ne collectons pas volontairement de données les concernant pour notre propre compte.
13. Modification de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique, notamment en cas d'évolution de ProDashboard ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut du document. En cas de changement important, nous en informons les organisations clientes par email ou par un message dans la plateforme.
14. Nous contacter
Pour toute question sur cette politique ou sur vos données : confidentialite@prodashboard.net, ou par courrier à FALI TECH ENGINEERING SARL, 01 BP 1643 Cotonou, Bénin.